Administrative Assistenz (m / w / d)

Administrative Assistenz Wirtschaftsuniversität Wien Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung am Institut für Transportwirtschaft und Logistik Teilzeit, 20 Stunden / Woche Ab 01.10.2025 ersatzmäßig befristet für die Dauer von 2 Jahren Das Institut für Transportwirtschaft und Logistik ist in Wissenschaft und Lehre tätig und führt empirische Forschungs- und Publikationsprojekte durch. Was Sie erwartet

• Spitzenforschung unterstützen : Sie halten die Dinge am Laufen, übernehmen allgemeine Sekretariatsagenden und tragen so zur Top-Leistung unserer Wissenschaftler
• innen bei
• Studienbetrieb koordinieren : Sie melden Lehrveranstaltungen ein und organisieren Raumbuchungen sowie Informationssendungen an Studierende
• Studierende betreuen : Am Frontoffice, aber auch per Mail oder Telefon sind Sie die erste Ansprechperson für Studierende
• Kommunikation unterstützen : Sie sind die Kommunikationsschnittstelle des Instituts, von Website bis Social Media und von intern bis zum Kontakt mit anderen Einheiten der WU und externen Ansprechpartner
• innen
• Termine und Events koordinieren : Sie organisieren interne und externe Veranstaltungen des Instituts
• Institutsleitung unterstützen : Sie unterstützen die Institutsleitung in der administrativen und organisatorischen Leitung
• Budget und Kosten kontrollieren : Sie behalten unsere Budgets im Auge - von Projekt- und Fahrtkosten über Drittmittel bis zum Einsatz von Tutor
• innen
• Bestellungen und Rechnungen prüfen : Sie koordinieren Anforderungen an unsere Büroinfrastruktur und kümmern sich darum, dass die entsprechenden Lieferungen richtig erbracht und abgerechnet werden Was Sie mitbringen
• Abgeschlossene Ausbildung : Sie verfügen im Idealfall über einen Maturaabschluss oder eine Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt
• Einschlägige Berufserfahrung : Sie bringen Berufserfahrung als Assistenz oder aus dem universitären Umfeld mit
• Sprachkompetenz : Sie verfügen über hervorragende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Zahlenaffinität : So gut wie Sie mit Worten umgehen können, schaffen Sie das auch im Umgang mit Zahlen - Basiskenntnisse in der Buchhaltung sind von Vorteil
• IT-Anwendungskenntnisse : Sie sind sicher im Umgang mit MS Office, Kenntnisse von SAP und Typo 3 sind von Vorteil
• Selbstständig und teamfähig : Sie sind eigeninitiativ, dynamisch, verlässlich und genau, haben Freude an organisatorischen Tätigkeiten und der Arbeit in einem engagierten Team mit unterschiedlichen Charakteren Was wir Ihnen bieten
• Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
• Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
• Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
• Mobiles Arbeiten
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten Neugierig geworden? Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at / benefits. Das monatliche Mindestentgelt beträgt 1.375,75 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an. Wollen Sie Teil der WU werden? Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 09.07.2025 (Kennzahl : 2462). Wir freuen uns auf Sie! Jetzt bewerben!