Erfahrene Assistenz für Empfang & Office-Management (m / w / d)

Bei Steuer & Service zählen nicht nur Zahlen, sondern vor allem die individuellen Stärken und Persönlichkeiten, die den gemeinsamen Weg ebnen. Wir wissen, dass Erfolg nur dann möglich ist, wenn man zusammenhält. Deswegen ist unser Motto : Hier zählt, dass jeder auf jeden zählt. Erfahrene Assistenz für Empfang & Office-Management (m / w / d) Teilzeit ab 25h Strukturiert, lösungsorientiert und immer den Überblick im Kanzleialltag behalten? Diese zentrale Position verbindet Empfang, Organisation und Assistenz - als erste Anlaufstelle für Klient : innen, Geschäftspartner : innen und Kolleg : innen wird diese Position zum Aushängeschild unseres Unternehmens. Serviceorientiert, professionell und mit klarem Blick für effiziente Abläufe. Damit kannst du bei uns rechnen :

• Zentrale Verantwortung für alle Office-Prozesse - von Empfang bis Organisation
• Direkte Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen und externen Partner : innen
• Hoher Gestaltungsfreiraum in der Optimierung administrativer Abläufe
• Flexibles Gleitzeitmodell & Homeoffice (1x pro Woche)
• Sicherer Arbeitsplatz in einer etablierten Kanzlei im Herzen Wiens
• Modernes, klimatisiertes Büro mit bester öffentlicher Anbindung
• Team- und Firmenevents für ein wertschätzendes Miteinander
• Weiterbildungsmöglichkeiten & Entwicklungsperspektiven
• ab EUR 2.259 brutto / Monat (Basis 40h) - abhängig von Erfahrung und Qualifikation ist eine Überzahlung möglich Aufgaben - hier wird Verantwortung übernommen :
• Empfang und Betreuung von Klient : innen sowie Geschäftspartner : innen
• Telefonvermittlung und Bearbeitung eingehender Anfragen
• Verwaltung und Bearbeitung der gesamten internen und externen Korrespondenz, einschließlich Posteingang und -ausgang, E-Mails sowie Behördenkommunikation
• Organisation und Vorbereitung der Besprechungsräume, einschließlich Terminkoordination und Gästebetreuung
• Steuerung und Betreuung externer Dienstleister : innen (Facility Management)
• Durchführung klassischer Office-Management-Tätigkeiten wie Bestellung von Büromaterialien, Datenbankpflege, Dienst- und Botengänge sowie Verwaltung von Archiven
• Verantwortung für die Pflege und Aktualisierung unseres kanzleiinternen Intranets sowie die Erstellung und den Versand unseres Newsletters zur optimalen internen und externen Kommunikation
• Unterstützung der Fachabteilungen durch klassische Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
• Fallweise Unterstützung bei der Fakturierung und Projektanlage im BMD zur Sicherstellung eines reibungslosen Kanzleibetriebs Gesuchtes Profil - Erfahrung trifft Organisationstalent :
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Empfangs- oder Office-Management-Rolle
• Starke Serviceorientierung mit einer lösungsorientierten Hands-on-Mentalität
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und souveränes Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und solide Englischkenntnisse (B2)
• Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit BMD / NTCS von Vorteil
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch Diese Position ist das organisatorische Rückgrat der Kanzlei - für echte Profis im Office-Management, die gerne den Überblick behalten und lösungsorientiert arbeiten. jetzt bewerben