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Mitarbeiter •in im Front Office / Empfang (m / w / d)

Mitarbeiter •in im Front Office / Empfang (m / w / d)

Saint Bones Handels GmbHWien Innenstadt, AT
Vor 30+ Tagen
Stellenbeschreibung

Saint Bones is an independent jewelry & fashion startup. We aim to reinvent traditional jewelry, develop unique products and unconventional designs, striving for exceptional quality, and delivering extraordinary service. Saint Bones is a diverse team of jewelry designers and craftsmen from all over the world who share common visionary values and are committed to integrity and ingenuity. Our administration team is the backbone of our operations, ensuring smooth day-to-day workflows through exceptional organization and attention to detail.

Mitarbeiter

  • in im Front Office / Empfang (m / w / d)

Konzernsprache ENGLISCH

Aufgaben

  • Sie stellen den reibungslosen Ablauf der Rezeption sicher und haben die Koordination und Verwaltung der allgemeinen Büroagenden über.
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, du koordinierst Liefer- sowie Botendienste und kümmerst dich um das Office-Bestellwesen. (Pakete, hausinterne Post sowie die Organisation von Boten- und Kurierdiensten)
  • Warenannahme und -kontrolle : Verantwortungsvoller Empfang und Überprüfung der Lieferungen
  • Vorbereitende Arbeit für die Buchhaltung, inkl. Belegkontrolle, Kontoabgleiche und Ablage
  • Reklamationsmanagement : Bearbeitung von Reklamationen, enge Zusammenarbeit mit dem Verkaufsteam zur Lösungsfindung
  • Inventur : Regelmäßige Inventurprozesse zur Sicherstellung der Bestandskorrektheit
  • Einholen und Weiterleitung von Informationen
  • Du arbeitest an Projekten mit und übernimmst auch selbstständig kleinere Projekte
  • Tatkräftige Rundum-Unterstützung des gesamten Teams

    • Your responsibilities

  • You will ensure that the reception runs smoothly and be responsible for coordinating and managing general office tasks.
  • You will process incoming and outgoing mail, coordinate delivery and courier services, and take care of office orders (packages, internal mail, and the organization of courier and delivery services).
  • Receiving and checking goods : Responsible receiving and inspection of deliveries
  • Preparatory work for accounting, including document control, account reconciliation, and filing
  • Complaint management : Processing complaints, working closely with the sales team to find solutions
  • Inventory : Regular inventory processes to ensure stock accuracy
  • Obtaining and forwarding information
  • You will work on projects and take on smaller projects independently
  • Active all-round support for the entire team

    • Profil

  • Abgeschlossene Ausbildung, idealerweise im kaufmännischen Bereich
  • Erste einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im Office- oder Empfangsbereich
  • Ausgezeichneten Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (KONZERNSPRACHE ENGLISCH)
  • Freude an einer zentralen, verbindenden Position im Unternehmen sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
  • Kommunikationsstärke, Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen sowie hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
  • Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, Loyalität und ein ausgeprägter Sinn für Organisation
  • Flexibilität in der Arbeitszeiteinteilung sowie ein freundliches, verbindliches und proaktives Auftreten
  • Lösungsorientiertes Denken, Eigeninitiative, Hausverstand und Hands-on-Mentalität runden Ihr Profil ab
  • erweiterte PC / EDV Kenntnisse, Erfahrung mit Word und Excel erwünscht
  • Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit und -bereitschaft
  • Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein und Interesse an Weiterentwicklungsmöglichkeiten
  • Hohe Kunden- und Serviceorientierung - Professioneller Umgang mit Beschwerden und rasche Lösung von Anliegen.
  • Zeitliche Flexibilität - Flexibilität hinsichtlich Arbeitszeiten, einschließlich Wochenenden und Feiertagen.

    • Your profile

  • Completed training, ideally in a commercial field
  • Initial relevant professional experience in a comparable position in an office or reception area
  • Excellent written and spoken German and English (CORPORATE LANGUAGE IS ENGLISH)
  • Enjoy working in a central, connecting position within the company and have a strong sense of responsibility
  • Strong communication skills, discretion when handling sensitive information, a high level of service orientation, and the ability to work in a team
  • Resilience, reliability, loyalty, and a strong sense of organization
  • Flexibility in working hours and a friendly, engaging, and proactive manner
  • Solution-oriented thinking, initiative, common sense, and a hands-on mentality round out your profile
  • Advanced PC / IT skills, experience with Word and Excel desired
  • Strong organizational and communication skills and willingness to communicate
  • Independent, structured, and solution-oriented approach to work
  • High sense of responsibility and interest in further development opportunities
  • High customer and service orientation - Professional handling of complaints and quick resolution of issues.
  • Time flexibility - Flexibility in terms of working hours, including weekends and holidays.

    • Angebot

  • Einer fundierten und umfangreichen Einschulung für einen erfolgreichen Start
  • Ein langfristig ausgerichtetes Dienstverhältnis in einem modernen und innovationsfreudigen Umfeld.
  • Eine offene Unternehmenskultur mit wertschätzendem Miteinander und kollegialer Atmosphäre.
  • Ein engagiertes, motiviertes Team mit starkem Zusammenhalt.
  • Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und viel Raum für Eigenverantwortung.
  • Ein attraktives, hochwertig ausgestattetes Büro in zentraler Wiener Lage mit exzellenter öffentlicher Erreichbarkeit.

    • What we offer

  • Thorough and comprehensive training for a successful start
  • Long-term employment in a modern and innovative environment
  • An open corporate culture with mutual respect and a collegial atmosphere
  • A dedicated, motivated team with strong cohesion
  • Flat hierarchies, short decision-making processes, and plenty of room for personal responsibility
  • An attractive, well-equipped office in a central location in Vienna with excellent public transport links.

    • Gehalt

    Das kollektivvertragliche Mindestgehalt beträgt 2.195 EUR brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis). Das tatsächliche Gehalt liegt bei 2.195 EUR brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis). Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt. Es gilt der Kollektivvertrag Handelsangestellte. Je nach Qualifikation und Erfahrung gibt es die Bereitschaft zur Überbezahlung.

    Beginn des Dienstverhältnisses ab sofort nach Vereinbarung.

    The position is available immediately by agreement.

    Über den Job

    Anstellungsart

    Vollzeit (Festanstellung)

    Gehalt

    2.195 EUR monatlich

    Positionsebene

    Berufserfahrung

    Arbeitsmodell

    On-site

    Dienstort

    Wien Innenstadt

    Berufsfelder

    Assistenz, Verwaltung

    Offene Stellen

    1 Stelle offen für diese Position

    Über das Unternehmen

    Arbeitgeber

    Saint Bones Handels GmbH

    Mitarbeiter

  • innenanzahl

    • 1 - 10 Mitarbeiter

  • innen

    • Standorte

    Wien

    Detaillierte Angaben zur Stelle

    Vollzeit (Festanstellung)

  • Montag bis Freitag
  • 38,5 Stunden

    • Dienstort

  • Wien Innenstadt

    • Erforderliche Sprachen

  • Englisch C2
  • Deutsch C2

    • Alle Infos zur Bewerbung

    Bewerbungszeitraum : Bis 14.10.2025

    Gewünschte Bewerbungsunterlagen :

  • Lebenslauf
  • Motivationsschreiben

    • Ansprechperson

    Sherry Nestyak

    Office Manager

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    Office Office • Wien Innenstadt, AT