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Teamassistenz (m / w / d) - Office & Operations Allrounder : in

Teamassistenz (m / w / d) - Office & Operations Allrounder : in

Wonderwerk Consulting GmbHVienna, Austria
Vor 30+ Tagen
Anstellungsart
  • Quick Apply
Stellenbeschreibung

Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Bälle gleichzeitig in der Luft sind?

Organisation ist für dich keine Pflicht, sondern Profession – und du willst dort arbeiten, wo Exzellenz und Eigenverantwortung zählen?

Dann suchen wir dich.

Als Change-Beratung gestalten wir bei Wonderwerk die Zukunft von Organisationen – mit klarem Fokus auf nachhaltige Transformation, Innovation und Leadership.

Für unser Team in Wien suchen wir eine engagierte, vorausschauende und technologieaffine Persönlichkeit, die unsere internen Abläufe mitdenkt, gestaltet und kontinuierlich verbessert.

Aufgaben

Deine Aufgaben – vielseitig, verantwortungsvoll und dynamisch

Office- und Team-Support

  • Unterstützung der Geschäftsführung und Projektteams in organisatorischen und administrativen Belangen
  • Terminkoordination sowie Reiseorganisation (Buchung, Spesen, Abrechnung)
  • Office-Management inkl. Bestellwesen (Büromaterial, Getränke etc.) und Standortpflege
  • Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Workshops und Team-Offsites
  • Verwaltung und Betreuung unserer Infrastruktur
  • Organisation und Koordination von öffentlichen Ausschreibungen inkl. Dokumentation, Fristenmanagement und Angebotslegung

Finanzen & Administration

  • Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen
  • Laufende Abstimmung mit unserer Steuerberatung
  • Strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement im digitalen Umfeld

    • HR-Support & Teamkultur

  • Unterstützung im Recruiting-Prozess (Terminorganisation, Kommunikation, Dokumentation)
  • Begleitung von Onboardings und Offboardings
  • Organisation von Teamevents, Geburtstagen und kleinen Aufmerksamkeiten

    • Kommunikation, CRM & Marketing

  • Pflege und Wartung unserer Website (WordPress)
  • Unterstützung bei Newslettern, Mailings und digitalen Kampagnen
  • Pflege und Weiterentwicklung unseres CRM-Systems

    • Technologie & Automatisierung

  • Offenheit und Neugier im Umgang mit KI-Tools und digitalen Lösungen
  • Bereitschaft, interne Prozesse durch Automatisierung effizienter zu gestalten
  • Aktive Mitwirkung in der Weiterentwicklung unserer AI-First-Arbeitsweise

    • Qualifikation

    Was du mitbringst

  • Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektrollen
  • Abgeschlossene Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), ein Studium ist ein Plus
  • Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse sowie digitale Grundsicherheit (CRM, Buchhaltungstools, Cloudlösungen)
  • Hohe Textsicherheit in Deutsch und Englisch
  • Sehr gutes Selbstmanagement, strukturiertes Arbeiten – auch unter hoher Taktung
  • Interesse an neuen Technologien, insbesondere im Bereich KI und Prozessautomatisierung
  • Proaktive Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität, Diskretion und Verlässlichkeit

    • Benefits

    Was dich bei Wonderwerk erwartet

  • Ein inspirierendes und modernes Arbeitsumfeld in zentraler Lage in Wien
  • Direkte Kommunikation und viel Eigenverantwortung
  • Jahresbruttogehalt ab EUR 42.000 (All-In, Vollzeit, Überbezahlung abhängig von Qualifikation & Erfahrung)
  • Zahlreiche Benefits : Jahreskarte Wiener Linien, Firmenrad, Teamevents, Fortbildungen u. v. m.

    • Unsere Performance-Kultur

    Wonderwerk steht für Exzellenz, Gestaltungswille und konsequente Weiterentwicklung – auf individueller wie organisationaler Ebene.

    Wir vertrauen auf Eigenverantwortung, kontinuierliches Lernen und konstruktives Feedback.

    Wir arbeiten ambitioniert, fokussiert und mit dem Anspruch, unsere Kund : innen wie Kolleg : innen nachhaltig zu begeistern.

    Bereit, mit uns die Zukunft zu gestalten?

    Dann sende deine Bewerbung inkl. Lebenslauf und relevanter Zeugnisse.

    Wonderwerk ist eine innovative Unternehmensberatung mit Sitz in Wien, die Organisationen bei Transformations- und Veränderungsvorhaben begleitet.

    Mit einem ganzheitlichen Ansatz unterstützt Wonderwerk seine Kund : innen in den Schlüsselbereichen Change Management, Strategieentwicklung, Leadership, Innovation, Agilität und KI / Digitalisierung.

    Das Expert : innen-Team setzt dabei auf ganzheitliche, kreative und partizipative Ansätze, um nachhaltige Veränderungen in Unternehmenskultur und -struktur zu erzielen.

    Durch maßgeschneiderte Lösungen befähigt Wonderwerk Organisationen, sich erfolgreich den Herausforderungen einer sich rapide wandelnden Umwelt zu stellen und zukunftsfähig zu bleiben.

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    Office Teamassistenz • Vienna, Austria