Office Professional (all genders) Projektverwaltung Vollzeit | befristet auf 1 Jahr mit Option auf Verlängerung

Die Technische Universität Wien ist Österreichs größte Forschungs- und Bildungseinrichtung im technisch-naturwissenschaftlichen Bereich und leistet seit mehr als 200 Jahren einen unverzichtbaren Beitrag zur Sicherung der internationalen Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft des Forschungsstandorts Österreich. Unter dem Motto "Technik für Menschen" betreiben an der TU Wien rund 26.000 Studierende und mehr als 4.000 Wissenschaftler_innen in diesem Sinne Forschung, Lehre und Innovation.

Am Institut für Energietechnik und Thermodynamik ist in der Fachgruppe Administrative Assistenz eine Stelle als Office Professional (all genders) Projektverwaltung, ab sofort (40 Wochenstunden, befristet auf 1 Jahr mit Option auf Verlängerung) mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.

• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen in allen administrativen Belangen sowie Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene) und proaktive Tätigkeiten im Personalbereich (Verlängerungen, Aktualisierungen, u.v.m.)
• Management / Verwaltung des Verrechnungs- und Bestellwesens mittels SAP
• Buchhaltung und finanzielle Verwaltung von Forschungsprojekten, sowie die Durchführung und Kontrolle der fristgerechten Zwischen- und Endabrechnungen unterschiedlicher Förderprogramme unter Berücksichtigung der geltenden Projektrichtlinien (FFG, WWTF, EU, etc.)
• Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten (von der Antragsphase bis zur Koordination Budget, Budgetreports, Personalressourcen, etc.)
• Ansprechpartner_in für Projektabrechnungen und evtl. externe Finanzprüfungen (Audits)
• Kommunikation mit nationalen und internationalen Geldgebern, Projektpartner_innen und externen Prüfer_innen
• Abgeschlossene kfm. Ausbildung und / oder entsprechend Buchhaltungskenntnisse und Erfahrungen
• Mehrjährige Erfahrungen im universitären Umfeld bzw. mit der Abwicklung von wissenschaftlichen Projekten
• Projektmanagement-Kenntnisse von Vorteil
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Bereitschaft für die Einarbeitung in Fachvokabular
• Sicherer im Umgang mit MS Office und SAP
• Organisation und Planung
• Verantwortungsbereitschaft und Eigeninitiative
• Kooperationsbereitschaft und Teamfähigkeit sowie Kommunikationskompetenz
• Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
• Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Fringe Benefits )
• Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
• Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1 / U4 Karlsplatz)

Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIIA gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden EUR 2.699,20 brutto / Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet. Sollten nicht alle in der Ausschreibung aufgezählten Kompetenzen bei Dienstantritt vorliegen, hat der_die Arbeitnehmer_in die Möglichkeit, diese im Rahmen eine Ausbildungsphase zu erwerben.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 20.11.2025.

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