Kaufmännische Assistenz in der Hausverwaltung (m / w / d)

Die Diplomatische Akademie Wien ist eine postgraduale Bildungseinrichtung, die Universitäts- und Fachhochschulabsolvent / innen auf eine internationale Karriere in den Bereichen des öffentlichen Dienstes und der Wirtschaft sowie auf Führungspositionen in internationalen Organisationen und der EU vorbereitet. Die zentralen Ausbildungsinhalte betreffen internationale Beziehungen, Politikwissenschaft, Völker- und Europäisches Recht, Wirtschaft, Geschichte und Sprachen.

Kaufmännische Assistenz in der Hausverwaltung (Vollzeit)

Aufgaben

Kaufmännische Assistenz in allen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten im Hinblick auf Betreuung und Verwaltung des Gebäudes

Terminkoordination der Wartungsverträge

Rechnungskontrolle, Betriebskostenabrechnung

Bestellung und Verwaltung des Verbrauchsmaterials (Lebens-, Putzmittel, Büromaterial)

Ermittlung des Wareneinsatzes

Koordination und Nachverfolgung von Reparaturmaßnamen

Bearbeitung von Schadensfällen, Versicherungsangelegenheiten

Einholung von Kostenvoranschlägen, Angebotsvergleich

Aktives Mitwirken und Abwickeln von Projekten im Bereich Facility Management (Optimieren von Facility Services z.B. im Bereich Sicherheit, Verpflegung)

Vertretungsweise : Verwaltung der Studentenzimmer : Bearbeitung von Reservierungen, Anfragen, Koordination und Abwicklung von Einzügen und Auszügen (in englischer Sprache)

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene betriebswirtschaftliche bzw. kaufmännische Ausbildung mindestens mit Matura
• Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise mit Bezug zum Facility Management
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Genaue und strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent

Angebot

Gehalt

Das monatliche Bruttogehalt auf Basis von 40 Stunden pro Woche beträgt EUR 3.167,25

Bei Interesse senden Sie Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (tabellarischer Lebenslauf in deutscher Sprache und Motivationsschreiben in englischer Sprache sowie (Dienst-)Zeugnisse) bevorzugt per E-Mail an Frau Ewelina Pokrywa.

Über den Job

Anstellungsart

Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt

3.167,25 EUR monatlich

Positionsebene

Berufserfahrung

Arbeitsmodell

On-site

Dienstort

Wien 4. Bezirk (Wieden)

Berufsfelder

Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen

1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber

Diplomatische Akademie Wien

Mitarbeiter

31 - 50 Mitarbeiter

Standorte

Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

Dienstort

Erforderliche Kenntnisse

Ansprechperson

Ewelina Pokrywa