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Team Assistant & Operations Specialist
Pioneers Innovation GmbHVienna, AustriaVor 30+ Tagen
Anstellungsart
- Quick Apply
StellenbeschreibungBegleitung interner Zertifizierungsprozesse (z. B. ISO, AI Act) : Koordination mit Fachbereichen, Fristenüberwachung, Dokumentation Strukturierung und kontinuierliche Verbesserung interner Prozesse und Vorlagen Qualitätssicherung interner Dokumente auf inhaltliche Konsistenz, Layout und Vollständigkeit Unterstützung unserer externen Head of People im Recruiting (Stellenpflege, Terminierung von Interviews, Bewerberkommunikation) Unterstützung in der Personalverwaltung und beim Onboarding neuer Mitarbeitender Pflege von HR-Tools und Bewerbermanagementsystemen Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium (z. B. BWL, Office Management, Wirtschaftsadministration) Berufserfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektmanagementrollen oder aus dem Recruiting idealerweise in Tech- oder SaaS-Umfeldern Interesse an Themen wie Compliance, Informationssicherheit, Recruiting oder Prozessoptimierung Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigenverantwortung und lösungsorientiertes Denken Sicherer Umgang mit gängigen Business-Tools (z. B. Google Workspace, Microsoft 365, HubSpot, HR-Systeme) Attraktives Gehalt, gemessen an deiner Qualifikation und Erfahrung Flexibles Arbeitsmodell Ein dynamisches und kreatives Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen Viele Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung Ausgezeichnetes Arbeitsklima Regelmäßige Teamevents
Unser Auftraggeber ist ein wachsendes SaaS-Unternehmen mit Schwerpunkt auf digitale Plattformlösungen für das Gesundheits- und Sozialwesen. Mit modernen Technologien, hoher Umsetzungsorientierung und Sinn für strukturiertes Wachstum gestalten wir Transformation aktiv – datengestützt, teamorientiert, menschenzentriert.
Zur Verstärkung des internen Managements suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und proaktive Team Assistant & Operations Specialist mit Fokus auf Assistenz, Qualitätsmanagement und Recruiting.
Du bist organisatorisch stark, kommunikationssicher und denkst gerne in Prozessen? Dann bist du hier richtig.
Aufgaben
Assistenz (50 %)
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft (Termin- und Reisemanagement, Kommunikationsschnittstelle, Vorbereitung von Unterlagen)
- Organisation, Priorisierung und Nachverfolgung von To-Dos sowie Koordination interner und externer Meetings
- Erstellung, Überarbeitung und Qualitätssicherung von Management-Präsentationen, Reports und Entscheidungsunterlagen
- Planung und Durchführung von Teamevents und Offsites
Qualitätsmanagement (25 %)
Recruiting & HR-Support (25 %)
Qualifikation
Benefits
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Assistant Specialist • Vienna, Austria
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