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Personal Assistant | Global Investment FirmIro&Partners • Vienna, Vienna, AT
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Personal Assistant | Global Investment Firm

Personal Assistant | Global Investment Firm

Iro&Partners • Vienna, Vienna, AT
Vor 30+ Tagen
Anstellungsart
  • Quick Apply
Stellenbeschreibung

Our client is a highly reputable, international investment management firm with representative offices in Vienna and New York. The company operates globally and offers a professional, international working environment with modern infrastructure and an elegant historic office setting in 1010 Vienna.

We are currently seeking a highly organized, reliable, and proactive personal assistant (PA) to support the owner of the firm and to assist with a variety of personal, logistical, and organizational tasks.

Your Responsibilities

  • Act as a trusted gatekeeper and coordination point for personal, administrative matters.
  • Coordination of day-to-day logistics, including deliveries and the organization of services for private and office matters.
  • Managing travel arrangements, including flights, transportation, accommodation, and activities.
  • Coordinating restaurant reservations and appointments.
  • Managing reminders, and important deadlines.
  • Handling invoices and payments while maintaining organized records.
  • Assisting with errands and personal shopping tasks.
  • Supporting personal and family-related organizational matters (appointments, school-related tasks, etc.).
  • Organizing and coordinating private or small professional events.
  • Ensuring the smooth coordination of personal and household-related matters.

Requirements

Your Profile

  • Previous experience as a personal assistant, concierge or administrative assistant.
  • High level of reliability, discretion, and attention to detail.
  • Strong organizational and time-management skills.
  • Excellent communication skills.
  • Ability to manage multiple tasks simultaneously and prioritize effectively.
  • Comfortable coordinating with external vendors and service providers.
  • Tech-savvy with proficiency in common office and scheduling tools.
  • Fluent English is required; German is considered an advantage

Benefits

Our Client Offers

  • A high-trust role with close interaction with senior leadership.
  • A professional and international working environment.
  • Flexible working structure (part-time or alternative arrangement depending on candidate profile).
  • Remote working is an option
  • Elegant historic office with state-of-the-art technology and modern equipment in the heart of Vienna.
  • Attractive and above-average compensation package.

If you are a proactive and highly organized individual who enjoys supporting senior professionals in a dynamic and international environment, we look forward to receiving your application.

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Personal Assistant | Global Investment Firm • Vienna, Vienna, AT

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