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Office Manager : in (m / w / d)

Office Manager : in (m / w / d)

Universität GrazGraz, Austria
Vor 30+ Tagen
Stellenbeschreibung

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter : innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher : innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

  • Bewerbungsfrist : 13.10.2025
  • Brutto Jahresgehalt (Vollzeit) : € 35.841,40
  • Wochenstunden : 40 h / W
  • Befristung : 1 Jahr
  • Verwendungsgruppe : IIb
  • Dienstbeginn : Ehestmöglich
  • Anstellungsdauer : Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle
  • Unterstützung der Dekanatsdirektorin im laufenden Tagesgeschäft
  • Aufbereitung und Auswertung interner und externer Personalstatistiken für Fakultätsberichte
  • Verwaltung und Organisation der Fakultätsausschreibungen, enge Zusammenarbeit mit den Instituten
  • Administrative Begleitung des Fakultätsgremiums
  • Koordination des Parteienverkehrs, erste Ansprechperson für die Sekretariate der Subeinheiten
  • Selbstverantwortliche Personalverwaltung des Dekanates
  • Vertretung der Budgetreferentin : Budgetkontrolle (u. a. Reisekosten, Umbuchungen), Bestellwesen, Rechnungsprüfung, Abwicklung von Investitionen und Gastvorträgen
  • Sichtung und Aufbereitung relevanter Themen in den Mitteilungsblättern der Universität
  • Handelsschule, Wirtschaftliche Fachschule, Lehre Bürokaufmann / -frau oder vergleichbare Ausbildung
  • Mehrjährige Erfahrung im Office Management bzw. als Assistenz der Geschäftsführung
  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP
  • Grundkenntnisse in SharePoint
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie hohe sprachliche Ausdrucksstärke
  • Eigeninitiative und Organisationsgeschick
  • Durchsetzungsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
  • Sinn : Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
  • Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
  • Zusammenarbeit : Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
  • Benefits : Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Altersteilzeit bis Z wie Zumbakurse am Universitätssportinstitut (USI).
  • Vielfalt : Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.
  • Flexibilität : Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 35.841,40. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

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Office • Graz, Austria