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Office-Manager •in (m / w / d) - 38,5 Wochenstunden

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Ubitec GmbHLinz, Upper Austria, Austria
Vor einem Tag
Anstellungsart
  • Quick Apply
Stellenbeschreibung

Über Uns

Wir sind ein engagiertes, humorvolles Team mit Herz, Struktur und Freude an der Zusammenarbeit. Bei uns triffst du auf flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Du-Kultur.

Als Office Manager

  • in bist du die zentrale Anlaufstelle im Büro – du sorgst für reibungslose Abläufe, eine positive Atmosphäre und unterstützt unser Team in organisatorischen und administrativen Themen.

Wenn du ein Organisationstalent bist, das gerne Verantwortung übernimmt und Strukturen schafft, dann bist du bei uns genau richtig! 💫

Aufgaben

💼 Deine Aufgaben

Büroorganisation & Alltag

  • Du hältst den Büroalltag am Laufen – von Post & Telefon bis zu Bestellungen und Einkäufen
  • Du bist erste Ansprechperson für kleinere technische Themen (Heizung, Schranken, Parksystem …)
  • Du gestaltest aktiv ein positives, wertschätzendes Arbeitsumfeld

    • Struktur & Kommunikation

  • Pflege interner Kommunikation und Dokumentation (Scans, Belege, Termine, Protokolle, Präsentationen)
  • Unterstützung beim organisatorischen Aufbau unseres zweiten Büros (1× pro Woche vor Ort)
  • Schnittstelle zwischen den Teams

    • Ordnung & Überblick

  • Verwaltung und Pflege des Inventars (Bestandsaufnahme, Nachpflege, Beschriftung)

    • Team & Kultur

  • Planung und Umsetzung von Teamevents, Feiern und On- / Offboarding-Aktivitäten
  • Mitgestaltung von Teamritualen, die unser Miteinander stärken

    • Unterstützung & Verantwortung

  • Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
  • Organisation von Abläufen, Terminen und administrativen Aufgaben

    • Qualifikation

    👤 Dein Profil

  • Mehrjährige Erfahrung im Office Management, Assistenz oder einer ähnlichen Rolle
  • Proaktive, lösungsorientierte und entscheidungsfreudige Arbeitsweise
  • Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität
  • Klare, respektvolle und freundliche Kommunikation
  • Sicherer Umgang mit MS Office und Google Workspace
  • (Nice to have : Erfahrung mit Slack , GitLab oder JIRA )
  • Freude am Pendeln zwischen zwei Standorten
  • Lust, Ideen einzubringen und Abläufe aktiv mitzugestalten

    • Benefits

    💚 Unsere Benefits

  • 🌍 Klimaticket
  • 🍽 Essenszuschuss
  • 🚗 E-Firmenauto nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit
  • 🚴‍♀️ Fahrradleasing
  • 📱 Firmen-SIM-Karte
  • 🅿️ Mitarbeiter
  • innenparkplatz
  • 🎉 Regelmäßige Team- und Firmenevents

    • 🤝 Wir leben Vielfalt

    Bei uns sind alle Menschen willkommen – unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Behinderung oder Identität.

    Wichtig sind uns dein Engagement, dein Teamgeist und dein Wunsch, unser Arbeitsumfeld aktiv mitzugestalten.

    Hinweis ℹ️

    Reisekosten, Verpflegung oder Übernachtungskosten im Rahmen des Bewerbungsgesprächs werden nicht übernommen.

    Unser Steckenpferd ist die Entwicklung von individualisierten Chatbots und weiteren dialogbasierten Produkten auf Basis unseres Ubitec Bot Frameworks. Als breit aufgestelltes Team bringen wir Projekte vom Startschuss zur Ziellinie.

    Arbeitsplatz bedeutet für uns gleichzeitig Lebensplatz : Eine produktive Arbeitsatmosphäre ist uns ebenso wichtig wie Spaß und Lacher beim Tüfteln. Daher gestalten wir gemeinsam mit unseren MitarbeiterInnen die Arbeitsumgebung so ansprechend wie möglich.

  • Flexible Arbeitszeit++
  • Flexibler Arbeitsort++
  • Moderne Hardware zur privaten Nutzung++
  • Geräumiges Büro mit Top Ausstattung++
  • Kostenlos Kaffee und Getränke++
  • Gestaltungsmöglichkeiten beim täglichen Tun++
  • Ubiversity : Interne Wissensvermittlung & aktives Knowledge-Sharing++
  • Platz für Herzlichkeit & Lacher 😁++
  • Pizza ++

    • Und viele weitere Benefits, wie : No Dresscode, Team-Events, Onboarding-Buddy, E-Scooter, Parkplätze, uvm.

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    Wochenstunden • Linz, Upper Austria, Austria

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