Assistenz- & Bereichsleitung (m / w / d), Projekt- & Teamkoordination mit kaufmännischem Fokus

Unser Auftraggeber zählt seit Jahrzehnten zu den führenden Dienstleistungs- und Investmentunternehmen im Immobiliensektor. Mit einem breit aufgestellten Leistungsportfolio gestaltet das Unternehmen inspirierende Lebens- und Arbeitsräume, stets mit Blick auf langfristige Entwicklungsperspektiven und nachhaltige Wertschöpfung.

Im Zuge des kontinuierlichen Wachstums sowie geplanter Expansionsschritte gelangt am Standort Wien folgende Schlüsselposition zur Besetzung :

ASSISTENZ BAU- & BEREICHSLEITUNG (m / w / d)

Projekt- & Teamkoordination mit kaufmännischem Fokus

Schlüsselfunktion zwischen Führungsebene, Team und Projekterfolg

Sie suchen ein harmonisches, gut eingespieltes und hochmotiviertes Team?

Dann sind Sie hier genau richtig. Ein respektvolles, kollegiales Miteinander wird nicht nur innerhalb des Teams, sondern auch im täglichen Kontakt mit Kund : innen und Projektpartner : innen großgeschrieben. Neben modernen Büroräumlichkeiten und einer angenehmen Arbeitsatmosphäre steht bei uns vor allem eines im Mittelpunkt : der Mensch.

In dieser abwechslungsreichen Position agieren Sie als rechte Hand der Bereichsleitung, unterstützen das gesamte Team bei projektrelevanten, administrativen und organisatorischen Belangen und behalten den stets Überblick über das Ganze. Neben den klassischen Assistenz-Agenden haben Sie die Gelegenheit, sich inhaltlich bei Projekten einzubringen und hier zu unterstützen. Sie sind eine gut organisierte und einsatzbereite Persönlichkeit und arbeiten auf höchstem Niveau.

• Eigenverantwortliche Büroorganisation (Terminplanung, Koordination, Korrespondenz, Ablage)
• Protokollführung inkl. Nachverfolgung von Aufgaben und Terminen zur Sicherstellung der Umsetzung
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Besprechungen und Terminen
• Schnittstelle zwischen internen Abteilungen sowie externen Partner : innen und Kund : innen
• Unterstützung in bauwirtschaftlichen Themen wie Kostenverfolgung, Rechnungsprüfung und Vertragswesen
• Mitarbeit bei der Erstellung von Angeboten, Kalkulationen und Nachträgen
• Unterstützung der Bauleitung bei kaufmännischer Projektdokumentation und Abrechnung
• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs durch vorausschauende Planung und proaktive Aufgabenkoordination
• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung (z. B. HAS, HAK, HTL, Baukauffrau / -mann)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Bau- oder Projektgeschäft
• Basiskenntnisse in projektbezogenen kaufmännischen Prozessen (Angebotserstellung & Abrechnung)
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Engagement, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu bewahren
• Vernetztes Denken und rasches Erfassen von Zusammenhängen
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und strukturierte, präzise Arbeitsweise
• Souveränes, professionelles Auftreten und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• Lösungsorientiertes Handeln auch in herausfordernden Situationen

Für diese Position ist ein Jahresbruttogehalt ab EUR 100.000,- vorgesehen. Ihr finales Gehalt orientiert sich selbstverständlich an Ihren individuellen Erfahrungen und Qualifikationen.

Die Unternehmenskultur unseres Auftraggebers ist geprägt von Offenheit, Teamgeist und unternehmerischem Denken. Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe schaffen ein Arbeitsumfeld, das von Dynamik, Verantwortung und Vertrauen lebt.

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