Assistenz Bereichsleitung Finanzen & Support (d / m / w) Vollzeit

Zur Verstärkung im Bereich Finanzen & Support suchen wir in Vollzeit eine Assistenz zur Unterstützung unserer Bereichsleitung . In dieser Schlüsselrolle agierst du als vertrauensvolle : r Partner : in und übernimmst organisatorische, administrative und strategische Aufgaben mit Schwerpunkt im Finanz- und Projektumfeld.

Der Bereich Finanz & Support ist das organisatorische und wirtschaftliche Rückgrat unseres Unternehmens. Hier sorgen wir für eine verlässliche finanzielle Steuerung und eine reibungslose administrative Abwicklung. Zu unseren Aufgaben gehören die klassischen Finanzagenden wie z.B. Buchhaltung & Bilanzierung sowie die Budgetplanung, die Bereitstellung von steuerungsrelevanten Informationen für die Unternehmensleitung und die kaufmännische Abwicklung von Projekten ebenso wie die Koordination strategischer und operativer Projekte sowie Optimierung von Geschäftsprozessen. Die Sicherstellung von Qualitäts-, Umwelt- und Sicherheitsstandards, die wirtschaftliche und nachhaltige Beschaffung, die juristische Unterstützung, Gebäudeverwaltung und Datenschutz-Compliance runden das Aufgabenfeld ab.

Dein Einsatz für Umwelt & Gesellschaft

Organisatorische & administrative Unterstützung : Termin- und Reisemanagement, Meeting-Management (Vorbereitung, Unterlagenerstellung, Protokollführung, Nachbereitung), allgemeine Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Dokumentenmanagement etc…)

Berichterstattung & Analysen : Ausarbeitung regelmäßiger Finanzberichte und Analysen sowie Ad-hoc-Anfragen einschließlich Erstellung von Präsentationen

Strategische Unterstützung : Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Mitarbeit bei Markt- und Investitionsanalysen

Projektunterstützung : Mitarbeit bei der Implementierung von Controlling- und Berichtssystemen, Sicherstellung wirtschaftlicher Vorgaben in Projekten

Kommunikationsschnittstelle : Bindeglied zwischen Bereichsleitung Finanzen & Support, internen Bereichen und externen Partner : innen

Das bringst du mit

Abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium (z. B. BWL, Finance / Controlling) oder gleichwertige Ausbildung

Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung a ls Executive Assistant oder in vergleichbarer Position

Sehr gute MS Office-Kenntnisse (M365) Kenntnisse von Microsoft Dynamics und Power BI

Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise, Diskretion und souveränes Auftreten

Hands-on-Mentalität sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten auf Management-Ebene

Dein Plus

Verantwortung : Du bist in einem verantwortungsvollen Aufgabenbereich tätig und arbeitest gemeinsam mit engagierten Kolleg : innen an nachhaltigen Perspektiven für Umwelt und Gesellschaft.

Vielfalt : Du bist für eine Arbeitgeberin tätig, die die Vielfalt ihrer Mitarbeiter : innen schätzt, unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht, Behinderung, ethnischer Zugehörigkeit, Religion oder sexueller Orientierung.

Flexibilität : Du kannst deine Arbeit flexibel gestalten. Unser Gleitzeitmodell und die Möglichkeit von Home Office, einschl. Laptop und Diensthandy helfen dir dabei.

Work-Life-Balance : Durch unsere regelmäßige Teilnahme am Audit Beruf & Familie kannst du Familie & Arbeit gut vereinbaren und bist z.B. mit unserer Kinderbetreuung im Sommer noch flexibler.

Anbindung : Du arbeitest an einem zentral gelegenen Standort in Wien, mit direkter Anbindung an die U-Bahn; für dein Fahrrad haben wir einen absperrbaren Abstellplatz.

Weiterbildung : Du kannst dich regelmäßig fachlich weiterbilden, damit wir gemeinsam langfristig die Perspektiven für Umwelt & Gesellschaft gestalten können und dein Buddy gibt dir in deiner Anfangszeit Einblicke in unsere Kultur.

Die Stelle ist ab sofort verfügbar. Für diese Position gilt ein KV-Mindestgrundgehalt ab € 3.462,10 brutto pro Monat (Vollzeit), mit Bereitschaft zur Überzahlung abhängig von deiner beruflichen Qualifikation und Erfahrung.

Wir haben dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns schon auf deine Bewerbungsunterlagen. Deine Angaben behandeln wir natürlich streng vertraulich. Die Bewerbungsfrist endet am 31.10.2025 .

Wichtig zu wissen : Wir starten mit unserem Auswahlprozess schon vor Ablauf der Bewerbungsfrist. Sobald wir geeignete Personen gefunden haben, schließen wir unseren Auswahlprozess ab.

Ansprechperson : Sandra Knorr

Tel : +43-(0)664 88 67 4082

E-Mail : bewerbungen@umweltbundesamt.at (Bitte beachte, dass Bewerbungen ausschließlich über unser Jobportal angenommen werden können)